Produktivitäts-Hacks

Im Berufsalltag sind wir jederzeit von unzähligen Ablenkungen umgeben. Wie schaffen wir es, die Produktivität auf einem Maximum zu halten, um all das zu schaffen, das wir uns vornehmen? Hier sind meine Tipps dazu:

Ablenkungen sind Produktivitäts-Killer.

Und leider ist unser Arbeitsalltag voll davon. Emails, Facebook, Twitter, Telefon – am Schreibtisch, über’s Handy, rund um die Uhr.
Mach Schluss damit. Wenn Du Deinen Fokus verlierst, geht Deine Produktivität in den Keller.
Setze feste Zeiten für Mails fest – und lass das Mailprogramm dazwischen aus. Ich habe alle E-Mail Benachrichtigungen bei mir deaktiviert: Auf dem Handy, auf dem Computer, überall. Meine Mails lese ich, wenn ICH es will.
Und Vormittags will ich nicht! Der Vormittag ist Deine produktivste Zeit, also lies Mails allerfühestens Mittags.
Das gleiche gilt für Telefon und Social Media.
Und: OHIO (Only Handle It Once). Wenn Du sie liest, arbeite sie ab: erledige oder delegiere. Aber fasse sie nicht mehrmals an.

Bündele Aufgaben.

Unser Gehirn muss warmlaufen, sich an eine Tätigkeit gewöhnen. Wir streuen aber unser Tun viel zu oft: Ein paar Mails schreiben, ein Telefonat führen, dann wieder eine Mail, dann ein Mitarbeitergespräch.
Arbeits-Blöcke sind wesentlich effektiver! Lege Dir Deine Telefonate auf den Morgen, kalkuliere Vor- und Nachbereitungszeit mit ein, und dann erledige sie alle nacheinander. Und zwar das schwerste / unangenehmste zuerst – sonst lenkt es Dich die ganze Zeit ab, weil Du darüber nachdenkst.
Zeitblöcke sind eine großartige Methode, um die Kapazität Deines Gehirns zu nutzen und wirklich produktiv zu sein.

Nimm Dich raus aus dem Hamsterrad!

Du sollst nicht immer verfügbar sein, das hatten wir oben schon. Aber Du sollst noch nicht einmal immer DA sein. Nimm Dir einen Heimarbeits-Tag in der Woche, an dem Du kreative Aufgaben erledigt: Das geht außerhalb Deiner normalen Arbeitsräume ohnehin besser. Schreib Texte, arbeite AM Unternehmen statt IM Unternehmen. Lass Dich von nichts und niemandem dabei unterbrechen. Verbring den Tag dort, wo Du am produktivsten sein kannst: Zu Hause, in der Sauna, in der Natur. Es ist DEIN Unternehmer-Tag.

Finde die Techniken und Tools, die zu Dir passen.

Nicht jede Arbeitsweise passt zu jedem. Aber Du kannst Dich bewusst entscheiden, wie Du Deinen Tag planen und strukturieren willst (und planen solltest Du, sonst reagierst Du nur!). Ich arbeite gerne mit Time-Slots. Wie lange ein solcher Slot dauern sollte, kannst Du nur selbst entscheiden – das hängt von Deiner Konzentrationsspanne ab. Aber während eines Time-Slots lasse ich keine Störungen zu!
Falls Du mehr Anleitung brauchst, versuche es mit einem Tool wie der Pomodoro Technik. Oder arbeite mit einer guten To Do App (ich verwende Any.Do, aber auch das ist typabhängig). Mache Dir auf jeden Fall bewusst, dass Du die Kontrolle über Deine Zeit haben solltest – nicht umgekehrt. Und: Keep it simple. Wenn ein Tool, eine Liste oder eine Technik mehr Zeit in Anspruch nimmt als spart, ist es nicht das Richtige.

Entscheide Dich!

David Heinemeier Hansson schreibt: Plane nur 4-5 Stunden Arbeit pro Tag ein. Der Rest füllt sich schon. Und Chet Holmes rät, sich für die drei wichtigsten Tasks des Tages zu entscheiden. Es kann auch nur einer sein, aber nicht mehr als drei: Finde heraus, was Du heute wirklich erledigt haben willst. Welches ist Deine absolute Priorität? Und das behältst Du im Fokus. Dann hast Du erstens Abends das wichtigste erledigt und zweitens ein gutes Gefühl dabei.
Und hör auf mit Multi-Tasking! Studien haben erwiesen, dass es nicht funktioniert, Deinen Fokus killt und schlecht für’s Gehirn ist (es senkt den IQ und fördert sogar Demenz, wusstest Du das?). Entscheide Dich, was Du tun willst, und tue dann nur das, und mach es richtig.

Ich wünsche Dir einen produktiven Tag!